如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理

(資料圖)

關(guān)于如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的知識(shí)大家了解嗎？以下就是小編整理的關(guān)于如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的介紹，希望可以給到大家一些參考，一起來了解下吧！

如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案 管理

一個(gè)單位的檔案是單位工作的真實(shí)寫照，它反映了本單位在各個(gè)歷史時(shí)期的工作和活動(dòng)情況，在單位工作中起著承前啟后的作用。那么如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理呢?下面，勤學(xué)小編給大家整理了相關(guān)的項(xiàng)目管理技巧。

工程初期準(zhǔn)備階段。

每一個(gè)項(xiàng)目的工程施工伊始，作為施工單位，從設(shè)計(jì)圖紙的復(fù)核、施工地段地質(zhì)、水文的勘察與了解，施工現(xiàn)場(chǎng)的復(fù)測(cè)到安營(yíng)扎寨，施工區(qū)域的購(gòu)地拆遷，接水接電，各種材料的儲(chǔ)備等等，準(zhǔn)備工作是大量的，紛繁的。這個(gè)階段施工檔案的跟蹤管理應(yīng)針對(duì)初期施工圖紙、文件資料的形成部門多，產(chǎn)生的形式不盡相同的特點(diǎn)，向項(xiàng)目經(jīng)理部了解一定時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工規(guī)劃、工作安排，通過定期向有關(guān)工程管理部門了解一個(gè)時(shí)期內(nèi)有關(guān)工程施工準(zhǔn)備階段各項(xiàng)工作、會(huì)議、外事活動(dòng)等安排情況，及時(shí)了解掌握有關(guān)檔案形成的信息，跟蹤管理亦進(jìn)入角色，同步啟動(dòng)。工程施工初期階段，應(yīng)明確跟蹤管理規(guī)定和要求，使檔案資料的管理有明確的工作依據(jù)。要針對(duì)來自不同的歸屬部門、明確有關(guān)檔案和竣工資料應(yīng)執(zhí)行的具體管理規(guī)則，形成統(tǒng)一規(guī)范，避免執(zhí)行中的不明確性，對(duì)應(yīng)歸檔的檔案資料沒有按時(shí)歸檔的，及時(shí)主動(dòng)上門跟蹤索取，同時(shí)定期進(jìn)行階段性文件資料歸檔的清查清欠。依據(jù)工程技術(shù)資料歸檔范圍的具體規(guī)定，在工程進(jìn)展的一定階段內(nèi)應(yīng)形成的各類文件資料與實(shí)際已歸檔入庫(kù)的相應(yīng)文件資料對(duì)號(hào)清查，因工作疏漏而缺少的部分，列出清單與各有關(guān)文件資料的形成或發(fā)送部門聯(lián)系索取。

工程把關(guān)施工階段。

大面積工程施工的全面展開，是工程質(zhì)量、安全的重要把關(guān)階段，也是各類工程技術(shù)資料大量形成的時(shí)期。對(duì)于這階段的檔案資料分目標(biāo)跟蹤管理，工作重心應(yīng)轉(zhuǎn)移到重點(diǎn)抓住檔案資料形成的薄弱環(huán)節(jié)，以保證歸檔資料的質(zhì)量。加強(qiáng)對(duì)施工現(xiàn)場(chǎng)施工文件資料的檢查，這是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，如到項(xiàng)目部檢查或抽查技術(shù)人員、領(lǐng)工員的施工日志、班組施工作業(yè)記錄，包括工程用料情況，工程施組、施工規(guī)范的執(zhí)行情況，工程試驗(yàn)、壓力容器的檢測(cè)記錄，中線水平觀測(cè)記錄，安全操作情況，工程分交情況等，檢查其填寫是否齊全符合規(guī)范。特別檢查分部、分項(xiàng)工程檢查證的填寫情況，對(duì)地下、隱蔽工程檢查記錄的填寫。工程監(jiān)理的認(rèn)簽等，要考證其可靠與真實(shí)程度，以保證歸檔資料的可靠與真實(shí)性。應(yīng)搞好庫(kù)存檔案清理達(dá)標(biāo)工作。隨著工程的進(jìn)展，工程技術(shù)資料大量歸檔，要按工程建設(shè)階段對(duì)歸檔資料從數(shù)量上和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化上進(jìn)行專人逐項(xiàng)的檢查，按交驗(yàn)單位分門、按交驗(yàn)部門分類，進(jìn)行自檢、整理、充實(shí)、完善，按檔案工作的業(yè)務(wù)要求，在分類、立卷，編號(hào)時(shí)應(yīng)將不同階段形成的(下轉(zhuǎn)第162頁(yè))(上接第155頁(yè))技術(shù)文件資料區(qū)別分開，協(xié)助各項(xiàng)目部備齊各類竣工文件資料。對(duì)一個(gè)時(shí)期內(nèi)資料室借出資料進(jìn)行定期歸檔，是檔案跟蹤管理在整個(gè)施工階段的長(zhǎng)期業(yè)務(wù)工作，而在竣工驗(yàn)交階段更應(yīng)注意。應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)資料借出的時(shí)間性，以防止因借閱人對(duì)借出的資料長(zhǎng)期占用保管不善、而造成文件資料的損壞、丟失。

工程竣工驗(yàn)交階段。

工程竣工驗(yàn)交，是施工企業(yè)所承建的工程要接受該項(xiàng)工程涉及的各專業(yè)的工程質(zhì)量的總驗(yàn)收。是對(duì)設(shè)計(jì)、施工、使用維修等方面進(jìn)行綜合性考核，也是檢驗(yàn)施工單位的工程項(xiàng)目施工組織、施工能力水平、安全生產(chǎn)、工期進(jìn)度、企業(yè)信譽(yù)等方面的重要環(huán)節(jié)。這一階段的檔案跟蹤管理應(yīng)在各類技術(shù)資料的總結(jié)統(tǒng)收、分類歸檔，別類上交等方面下功夫、以配合建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位、使用單位、接管單位辦理好工程竣工驗(yàn)收交接和固定資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作，充分發(fā)揮建設(shè)項(xiàng)目的投資效益、社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。在工程驗(yàn)交階段，還應(yīng)按照檔案工作的內(nèi)容收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢查、編研和利用八個(gè)環(huán)節(jié)的要求，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求，對(duì)各類技術(shù)文件資料著手整訂、填寫、貼簽、裝盒等工序，該上交的上交，該自存的入庫(kù)分類存放。最后對(duì)每個(gè)項(xiàng)目跟蹤管理的情況進(jìn)行自查。以便總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出不足以利改進(jìn)。

新形勢(shì)下如何做好檔案管理

1.增強(qiáng)檔案意識(shí)，健全各項(xiàng)制度

增強(qiáng)全員檔案意識(shí)是搞好檔案工作的重要保證。首先，單位領(lǐng)導(dǎo)要經(jīng)常向全體教職工宣傳《檔案法》，通過舉辦檔案法講座、開展檔案知識(shí)競(jìng)賽來提高教職工的檔案意識(shí)。其次，制定明確的崗位目標(biāo)責(zé)任制，從而使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔。第三，建立檔案的收集、保管、立卷歸檔和借閱制度，使檔案資料進(jìn)、出(室)及時(shí)，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。第四，各部門要積極參與和配合，及時(shí)收集有關(guān)資料，使檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性得到保證。

2.認(rèn)真開展檔案業(yè)務(wù)工作

檔案工作是一項(xiàng)積累性工作，一是需要檔案工作者在日常工作中注重各類材料的收集和整理。檔案工作者要加強(qiáng)宣傳，密切保持與各科室、部門的聯(lián)系，全方位收集單位本身產(chǎn)生的檔案，同時(shí)，努力拓寬檔案收集范圍，挖掘檔案資源，使室藏檔案內(nèi)容豐富充實(shí)起來。二是制定符合單位檔案特點(diǎn)的管理規(guī)范，包括歸檔范圍、立卷程序、保管期限及密級(jí)規(guī)定;三是將檔案信息及時(shí)提供給單位領(lǐng)導(dǎo)、各科室和社會(huì)有關(guān)部門，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值，促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好建檔工作。

3.合理運(yùn)用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向。現(xiàn)代化管理主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面是利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，克服以往檔案工作的人工操作的落后性，不斷地添置現(xiàn)代化的設(shè)備，如利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，檔案的縮技術(shù)、掃描技術(shù)、傳真技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及現(xiàn)代化的檔案保護(hù)技術(shù)，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面是利用現(xiàn)代化管理手段推進(jìn)文檔一體化的管理，克服各部門之間歸檔材料銜接不緊、重復(fù)勞動(dòng)等問題，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件、檔案的全部信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)文件信息的生成、檔案信息的轉(zhuǎn)化、檔案信息的全文提供及利用實(shí)行一體化管理，使檔案室不僅是管理部門，更是一個(gè)信息供應(yīng)中心。

新形勢(shì)下如何做好電子檔案管理

加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)

要積極學(xué)習(xí)掌握檔案相關(guān)的基本知識(shí)，包括：文書與檔案的管理、檔案文獻(xiàn)編纂與保護(hù)技術(shù)、中外檔案歷史和電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)國(guó)家規(guī)定的檔案管理方面的法律法規(guī)充分熟悉和了解，具備較高的文化素養(yǎng)，能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化電子設(shè)備管理手段對(duì)檔案進(jìn)行管理，并熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)。檔案管理人員的能力素質(zhì)包括：第一，協(xié)調(diào)方面的能力，檔案管理方面的人員同其他部門間打交道的機(jī)會(huì)較多，因此需要發(fā)揮自我協(xié)調(diào)方面的能力，有效促進(jìn)各個(gè)部門間的協(xié)調(diào)。第二，管理方面的能力。檔案管理方面的工作人員，不但要管理實(shí)體的檔案，還要對(duì)相關(guān)從事檔案方面的事業(yè)進(jìn)行有效的管理，因此對(duì)工作人員的要求是能夠認(rèn)真對(duì)管理學(xué)相關(guān)的理論進(jìn)行研究，通過更新自我的現(xiàn)代管理方面的知識(shí)，并對(duì)管理技能進(jìn)行有效掌握，包括能夠?qū)F(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的具體工作中。隨著科技的進(jìn)步，導(dǎo)致各個(gè)領(lǐng)域中對(duì)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用變得廣泛，如今，對(duì)于檔案相關(guān)工作而言，包括檔案收集、檔案鑒定、檔案整理以及檔案編排等，實(shí)體文件作為曾經(jīng)關(guān)注的寵兒，目前的地位也在逐漸被電子文檔代替，也就是說目前較為重要的檔案管理工作都是依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行的。

信息通過網(wǎng)絡(luò)間的告訴傳送，能夠促進(jìn)檔案館自身的發(fā)展，現(xiàn)代檔案館的管理，也就是改變傳統(tǒng)紙制管理為開放式網(wǎng)絡(luò)管理。從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員，可以依靠電子檔案制度，提供自我更多時(shí)間充實(shí)自我，對(duì)相關(guān)檔案管理方面的知識(shí)進(jìn)行學(xué)習(xí)和補(bǔ)充，做到學(xué)以致用，可以更好的為檔案管理工作進(jìn)行服務(wù)。從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員，利用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理，可以有效促進(jìn)檔案管理的效率，以及體更更多的資源信息共享技術(shù)，從而將檔案信息的相關(guān)利用范圍進(jìn)行逐步的擴(kuò)大。要想做到以上這幾點(diǎn)，就需要從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員自身職業(yè)素養(yǎng)較高，可以擁有較高的思想覺悟，能夠主動(dòng)進(jìn)行檔案管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，加強(qiáng)自我督促與自我監(jiān)督，不斷進(jìn)行自我能力的完善與提高，將學(xué)習(xí)作為終生的追求，不斷提升能力，可以更好的將提升的知識(shí)應(yīng)用到新電子檔案的管理中，對(duì)檔案進(jìn)行更加深刻的管理，有效指導(dǎo)新入從事檔案管理相關(guān)方面工作的員工，互相學(xué)習(xí)，改變傳統(tǒng)單一的管理模式，變?yōu)槎嘣嗲拦芾砺窂健?/p>

增強(qiáng)主觀能動(dòng)性

檔案部門由于保存了不同種類重要程度不一的信息文件，可以說是一個(gè)較為重要的信息存儲(chǔ)庫(kù)。由于檔案的有效信息是各個(gè)地方各個(gè)單位都擁有的無形資產(chǎn)，需要更好的對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行保護(hù)工作。要求從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員在做好基礎(chǔ)的對(duì)檔案文件進(jìn)行檔案收集、檔案整理和檔案借閱的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行更加實(shí)體化的檔案信息的公開化，有效將信息獲得渠道進(jìn)行擴(kuò)充，能夠?qū)n案文件管理的內(nèi)部信息進(jìn)行有效的挖掘，從而促使信息資源的擴(kuò)大化，有效挖掘檔案信息中的有效成分，促進(jìn)信息語(yǔ)言的更好整合工作，從而形成一個(gè)成體系的信息系統(tǒng)，幫助信息進(jìn)行有效的傳遞，使得信息能夠更加增值服務(wù)。如今每一個(gè)從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員都迫切的希望這一目的能夠變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。只有更好的促進(jìn)從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員進(jìn)行相關(guān)職業(yè)道德方面的教育，不斷提升自我服務(wù)的方法，加強(qiáng)提供服務(wù)的服務(wù)質(zhì)量，對(duì)自我服務(wù)意識(shí)進(jìn)行不斷的補(bǔ)充

在日常的工作中，樹立良好的服務(wù)意識(shí)，能夠促進(jìn)從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員進(jìn)行主觀能動(dòng)的工作，變被動(dòng)接受資料材料為主動(dòng)對(duì)有用材料進(jìn)行收集，遵照原則，按照章程辦事，又能夠活學(xué)活用，多方面主動(dòng)熱情的提供周到全面的服務(wù)，從而對(duì)檔案使用者提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員如果能夠根據(jù)檔案管理相關(guān)工作提供一些更好的方法思路與解決問題，可以促進(jìn)傳統(tǒng)約束變?yōu)楝F(xiàn)代優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)檔案管理工作的推陳出新。目前，從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員一項(xiàng)較為重要的工作就是對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的開發(fā)以及利用，這也是有效促進(jìn)檔案管理深化的有效步驟。要求從事檔案管理相關(guān)方面工作的人員能夠積極使用現(xiàn)代化的設(shè)施進(jìn)行管理，幫助檔案信息資源更加及時(shí)有效并高效的進(jìn)行開發(fā)，從而提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案相關(guān)服務(wù)。

以上是整理的如何做好建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理全部?jī)?nèi)容。