(資料圖片僅供參考)
提起商務(wù)會(huì)議的注意事項(xiàng)大家在熟悉不過了，被越來越多的人所熟知，那你知道商務(wù)會(huì)議的注意事項(xiàng)嗎？快和小編一起去了解一下吧！
商務(wù)會(huì)議是指帶有商業(yè)性質(zhì)的會(huì)議形式。一般包括新產(chǎn)品宣傳推廣會(huì)、大型的培訓(xùn)會(huì)議、上市公司年會(huì)等。下文是小編整理的商務(wù)會(huì)議的注意事項(xiàng)，希望對(duì)大家有所幫助。
商務(wù)會(huì)議的注意事項(xiàng)
1、會(huì)議旅游需要選擇合適的下榻酒店。商務(wù)型酒店和度假型酒店比較適合作為會(huì)議旅游的下榻酒店。另外，您還需要考慮到酒店所處的位置，盡量選擇位于市中心的酒店，需要考慮酒店與機(jī)場(chǎng)的距離，包括交通是否擁擠。如果與會(huì)者來自國內(nèi)或本地區(qū)，那么選擇這樣的酒店是明智的。會(huì)議策劃者一般喜歡選擇位于理想的城市里且設(shè)施和功能齊全的市中心酒店，這樣與會(huì)者的隨性家屬便有很多活動(dòng)可做。
2、會(huì)議旅游時(shí)要尊重當(dāng)?shù)氐牧?xí)俗。我國是一個(gè)多民族的國家，許多少數(shù)民族有不同的宗教信仰和習(xí)俗忌諱，俗話說 入鄉(xiāng)隨俗 。切勿不可忽視禮俗或由于行動(dòng)上的不慎而傷害他們的民族自尊心，在國外也是一樣的。
3、在會(huì)議旅游期間，住宿酒店休息和外出時(shí)務(wù)必鎖好房門;貴重物品務(wù)必妥善保管，出門時(shí)切記 財(cái)不外露 原則，挎包或手提包一定看管好;不要和陌生人隨意交談，以防被騙;外出時(shí)
最好兩人以上結(jié)伴而行，注意交通安全。
4、會(huì)議旅游期間如果需要進(jìn)行排擋或者其他消費(fèi)一定要先了解價(jià)格或詢問相關(guān)人員，避免被白白浪費(fèi)錢。
5、會(huì)議旅游時(shí)還要注意飲食衛(wèi)生，一面因?yàn)轱嬍巢恍l(wèi)生而造成意外生病，從而導(dǎo)致無法正常參加會(huì)議。
6、參加大、中型會(huì)議應(yīng)穿著整潔，儀表大方，準(zhǔn)時(shí)入場(chǎng)或者提前一點(diǎn)入場(chǎng)，進(jìn)出有序，依會(huì)議安排落座。坐在主席臺(tái)上的人應(yīng)按要求就坐，姿態(tài)端正，不要交頭接耳，不要擅自離席，當(dāng)聽眾鼓掌時(shí)也要微笑鼓掌。
7、會(huì)議上有發(fā)言任務(wù)的人，儀態(tài)要落落大方，掌握好語速、音量。注意觀眾反應(yīng)，當(dāng)會(huì)場(chǎng)中人聲漸大時(shí)則意味著發(fā)言人該壓縮內(nèi)容，盡快結(jié)束。發(fā)言完畢應(yīng)向全體與會(huì)者表示感謝。
8、鼓掌意在歡迎、歡送、祝賀、鼓勵(lì)他人。作為一種禮節(jié)，鼓掌應(yīng)當(dāng)做的恰到好處。
9、商務(wù)會(huì)議旅游時(shí)在參加會(huì)議的著裝問題，男士
最好穿正裝，而女士
最好穿的端莊大方就
最好了。
安排商務(wù)會(huì)議的注意事項(xiàng) 1、決定會(huì)議目標(biāo)并作好相應(yīng)準(zhǔn)備。一個(gè)清晰的目標(biāo)會(huì)給會(huì)議定好方向和基調(diào)(set the tone and determine the direction properly)。這個(gè)目標(biāo)是具體的(specific)也是可測(cè)的(measurable)
最好是可量化的。與此同時(shí)提前通知與會(huì)者(attendees)作好準(zhǔn)備：如果你期望與他們來場(chǎng)頭腦風(fēng)暴(brainstorm),就得至少讓他們知道要帶著想法參會(huì);你期望是一次學(xué)習(xí)型會(huì)議，至少通知他們會(huì)議時(shí)間并叮囑帶好紙筆。
2、決定是否有必要面對(duì)面開會(huì)。會(huì)議成本是很昂貴的，不光是支付員工工資上的花費(fèi)，還包括因此而產(chǎn)生的機(jī)會(huì)成本 與會(huì)者可能因?yàn)槟愕陌才哦騺y半天的工作計(jì)劃。有些會(huì)議完全可以通過郵件、電話，Skype等方式替代 不一定非要把大家都聚在一起討論一些無關(guān)痛癢的小事情。
3、邀請(qǐng)一些能作決定的人。總有一個(gè)人或部門是會(huì)議目標(biāo)落實(shí)的監(jiān)督人(monitor) 把TA邀請(qǐng)進(jìn)來。如果實(shí)在不行，TA的下屬(subordinate)也可以：作為上級(jí)(supervisor)的代表或者至少作好會(huì)議筆記(take notes)并在之后向上級(jí)匯報(bào)(report)。
4、按例會(huì)的方式處理例會(huì)。諸如跟下屬碰碰頭(touch base with employees)或者交流一下進(jìn)度報(bào)告(status report)的會(huì)議一般就控制在15分鐘以內(nèi)。
5、安排好會(huì)議作息。避免周一早晨(或者任何工作時(shí)段的開始)、周五下午(或者任何工作時(shí)段的結(jié)束)開會(huì) 讓自己和同事都舒服一點(diǎn)的安排總是更合適的。
商務(wù)會(huì)議的流程 1、整體的會(huì)議活動(dòng)策劃
確定召開會(huì)議的核心價(jià)值是雙方早期溝通的重點(diǎn)訴求，會(huì)議策劃公司將根據(jù)企業(yè)的會(huì)議要求提出標(biāo)準(zhǔn)會(huì)議模式下為企業(yè)量身定制的各個(gè)會(huì)議版塊，包括會(huì)議主題定位，邀請(qǐng)人員，會(huì)議內(nèi)容定制，會(huì)議流程安排，會(huì)議組織及執(zhí)行方案等。
2、咨詢服務(wù)
在此階段，會(huì)議策劃公司將與委托方進(jìn)行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點(diǎn)提出自己的預(yù)案供選擇 譬如在預(yù)算范圍內(nèi)
最適宜的會(huì)議場(chǎng)地、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的場(chǎng)所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會(huì)展交通流程、接待流程等。
3、實(shí)地考察
如果您認(rèn)為溝通后可以相信了這家會(huì)議策劃公司，那么可以進(jìn)入這個(gè)階段 會(huì)議策劃公司會(huì)安排委托方或者代表到目的地考察會(huì)議策劃公司提供(會(huì)議酒店其實(shí)是由委托方推薦或直接決定)的酒店、會(huì)議場(chǎng)地、環(huán)境、交通車輛及會(huì)展設(shè)備細(xì)節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項(xiàng)目、服務(wù)流程、推進(jìn)計(jì)劃、服務(wù)價(jià)格等內(nèi)容進(jìn)行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。
4、確定會(huì)議方案
這個(gè)時(shí)間需要的是耐心與細(xì)致 會(huì)議策劃公司會(huì)一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細(xì)化，然后以書面的形式確認(rèn)雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。
5、執(zhí)行會(huì)議活動(dòng)
嚴(yán)格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計(jì)劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時(shí)的不合，以會(huì)展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時(shí)決定雙方簽字負(fù)責(zé)人，所有臨時(shí)往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。
6、活動(dòng)總結(jié)
將所執(zhí)行活動(dòng)的細(xì)節(jié)整理成文字及光碟形式交客戶存檔，并協(xié)助客戶對(duì)于此次會(huì)議活動(dòng)的整體情況進(jìn)行匯總及評(píng)估。
